Il CONAI – Consorzio Nazionale Imballaggi – è un consorzio privato senza fini di lucro costituito dai produttori e utilizzatori di imballaggi con la finalità di perseguire gli obiettivi di recupero e riciclo dei materiali di imballaggio; con i suoi quasi 1.500.000 soci è il più grande consorzio europeo.
Telemeeting Italia e CONAI sono legati da una collaborazione decennale per l'organizzazione e gestione delle assemblee; oltre alla gestione della votazione elettronica, la Telemeeting si occupa di tutti gli aspetti organizzativi: la scelta della location, l'installazione di tutti i dispositivi audio e video, la reception computerizzata, la votazione elettronica e la scelta dei menù.
L'elevato numero di soci, ed i meccanismi di calcolo delle quote, introducono una notevole complessità nella preparazione della base dati, che è stata effettuata dai nostri esperti nei giorni immediatamente precedenti l'assemblea.
I singoli soci partecipano all'assemblea delegando diverse associazioni di categoria, alcune delle quali arrivano a rappresentare svariate migliaia di consorziati.
L'assegnazione delle quote viene effettuata direttamente dal consorzo prima di fornire il database dei soci ed in parte durante la fase di accredito.
La complessità dell'operazione di accredito ha reso necessaria l'installazione di diverse postazioni di reception collegate in rete con i server che gestiscono la grosse base dati.
Le postazioni sono state presidiate da nostre assistenti con elevata esperienza con l'accredito di delegati.
CONAI, ci ha richiesto esplicitamente di effettuare dei test di registrazione nei giorni precedenti l'assemblea sia in loco, il giorno precedente, sia presso i nostri uffici; lo scopo di queste prove è quello di accertarsi che tutte le assistenti siano in grado di affrontare ogni singola fase dell'accredito e di gestire i vari casi particolari che si possano verificare.
In ogni caso, l'attività delle assistenti è stata supportata dai 2 nostri esperti di database e softaware che hanno predisposto l'archivio e realizzato il programma di accredito.
I delegati, per la maggior parte rappresentanti associazioni e consorzi, si sono registrati nelle singole postazioni di verifica poteri dopo aver presentato la documentazione necessaria.
Al termine dell'accredito hanno ricevono un Televoter Telemeeting ed un biglietto di accredito contenente il numero complessivo di quote rappresentate, diviso per categorie, e l'elenco dei soci che gli hanno conferito la delega.
Per le associazioni più grosse (con più di 1000 soci), veniva fornito allegato un CD al posto della stampa.
Ad ogni delegato, anche nel caso rappresenti più di una associazione, è stato consegnato un solo telecomando.
Nel caso un delegato rappresentante più associazioni o società avesse richiesto di poter effettuare un voto disgiunto, sarebbe stato possibile assegnarli più di un Televoter.
Durante la'ssemblea sono state effettuate diverse votazioni per la modifica dello statuto e del regolamento.
Pochi minuti dopo il termine dell'assemblea sono stati realizzati e consegnati al notaio ed cliente, sia in formato cartaceo che elettronico, i vari report richiesti quali l'elenco dei delegati ed associazioni presenti in assemblea, gli esiti delle singoole votazioni con i voti di ogni delegato, i risultati proiettati sul grande schermo.
Nessun commento:
Posta un commento